Jak najlepiej przechowywać ważne dokumenty i poufne dane? Sprawdzamy szafy metalowe

Prawny wymóg przechowywania dokumentów oznacza też konieczność zapewnienia im ochrony przed niekorzystnymi czynnikami. Dlatego najlepiej w tym celu sprawdzają się szafy metalowe.

Wiele firmowych dokumentów musi być przechowywanych na wypadek kontroli lub ewentualnych postępowań. Jeśli są one w formie papierowej, przedsiębiorca powinien zatroszczyć się o ich ochronę przed niekorzystnymi czynnikami, takimi jak wilgoć, ogień czy szkodniki. Dokumenty zawierające dane osobowe pracowników, klientów, kontrahentów czy wolontariuszy w myśl Rozporządzenia Unii Europejskiej nr 2016/679 (RODO) wymagają również ochrony przed niepowołanym dostępem. Dlatego do ich przechowywania należy użyć mebli wysokiej jakości, takich jak szafy metalowe.

Przechowywanie dokumentów. Jakie ustawy je regulują?

Poza wspomnianym RODO, które mówi, że szafy powinny uniemożliwić naruszenie danych osobowych znajdujących się na dokumentach, kwestię ich przechowywania regulują też inne ustawy:

• Ordynacja podatkowa tj. z dnia 23 marca 2018 r. (księgi podatkowe);
• Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę tj. z dnia 7 kwietnia 2017 r., Ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych tj. z dnia 14 czerwca 2018 r, Ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych tj. z dnia 14 czerwca 2018 r. (umowy o pracę, cywilno-prawne i wolontariackie);
• Ustawa o rachunkowości tj. z dnia 30 stycznia 2018 r. (księgi rachunkowe).

Poza przypadkami opisanymi w przepisach, zabezpieczenia wymaga też inna dokumentacja – zawierająca poufne dane, szczegóły projektów czy informacje związane z patentami. Do tej kategorii zaliczyć możemy również wszelkiego typu papiery wartościowe. W wielu przypadkach ochrona zapewniania przez zwykłą, zamykaną na klucz szafę może okazać się niewystarczająca. Wówczas warto zdecydować się na meble wyposażone w sejfy. Dokładne instrukcje zamontowania zamków szyfrowych można znaleźć na przykład na eco-market.pl.

Szafa metalowa na dokumenty. Jak wybrać najlepszy model?

Zwykła szafa drewniana lub z płyt meblowych może nie ochronić w pełni poufnych dokumentów. Zapewni wprawdzie podstawowe zabezpieczenie przed próbami sforsowania, ale te materiały stosunkowo łatwo jest uszkodzić. Poza tym drewno oraz materiały drewnopochodne nie są odporne na działanie wilgoci oraz ognia – a więc czynników stanowiących dla papierowej dokumentacji bezpośrednie zagrożenie. Lepszym wyborem będzie więc zakup szafy metalowej. Jak jednak wybrać najlepszy model? Najważniejsze czynniki to:

• wymiary: standardowa szerokość szaf półek to 90 centymetrów. Dostępne są szafki w dwóch wysokościach – 145 oraz 185 centymetrów. Znaczenie ma też wysokość i szerokość półek, które powinny być przystosowane do rozmiarów segregatorów. Szafka powinna też pozwolić na regulację wysokości półek w celu przechowywania akt o niestandardowych wymiarach;
• pojemność: zwykle szafy pozwalają na przechowywanie od 40 do 48 segregatorów – w zależności od wysokości;
• obciążenie półek: w dobrych modelach wynosi ono 50 kilogramów;
• obecność sejfu: zapewni dodatkową ochronę szczególnie cennym lub poufnym dokumentom;
• obecność przeszklenia: transparentne drzwiczki nie tylko ułatwią znalezienie potrzebnego w danej chwili segregatora, ale też ożywią wygląd szafki;
• wygląd: jeśli szafka ma stanąć w biurze, powinna być dopasowana do jego wystroju oraz dominującej kolorystyki.